Programar las tareas del equipo: cómo se arma una y cómo se vigila

Para quién es este manual

Este es el manual de quien programa, no el de quien hace las tareas. Aquí está cómo se arma una tarea, qué significa cada campo, cada cuánto insiste el aviso y qué revisar cuando un día no suena. Para el que solo va a ver su lista y marcar, está el otro manual: Tareas del equipo.

Dónde se programan

En la herramienta, baja hasta «Administrar las tareas» y ábrelo. Ahí está el formulario «Nueva tarea» y abajo la lista de «Las que ya existen». Solo el administrador ve esta sección.

Los campos, uno por uno

• Qué hay que hacer: el título. Que se entienda solo, porque es lo que va a decir el aviso del celular. Ejemplo: «Publicar en los grupos de Facebook».
• Detalle: cómo se hace o qué cuidar. Es opcional, pero aquí se evita que cada quien pregunte. Ejemplo: «Máximo 10 grupos por tanda».
• Desde qué hora avisa: a partir de esa hora empieza a insistir. Si la pones a las 09:00, antes de esa hora no molesta.
• Cada cuántos minutos insiste: el tiempo que espera entre aviso y aviso. Es el campo más delicado: si lo pones en 30 minutos y la tarea no se hace, el celular va a sonar 30 veces al día.
• Qué días: los días de la semana en que aplica. Si marcas los siete, es todos los días. Si marcas solo lunes y viernes, los demás días no sale ni avisa.
• ¿A quién le llega?: «A todo el equipo» o «Solo a una persona». Si eliges a una persona, el recordatorio le llega solo a ella.

Cómo se arma, paso a paso

El campo más importante: cada cuántos minutos

Este campo decide qué tan molesta es la tarea. Un aviso que insiste demasiado hace que la gente apague las notificaciones — y entonces ya no sirve ninguno.

• Tarea del día que se hace en la mañana: cada 60 minutos, desde las 09:00. Son 2 o 3 avisos por la mañana.
• Tarea que se hace en la tarde: desde las 14:00, cada 60 minutos.
• Algo urgente y de todo el día: cada 30 minutos, pero solo de 09:00 a 18:00 (no hay campo de «hasta qué hora»: por eso conviene que la tarea se acabe al marcarla).
• Nunca menos de 30 minutos. Con 5 o 10 minutos, el equipo va a apagar los avisos.

Los días: el error más común

Si una tarea no aparece el día que debería, casi siempre es esto.

• Todos los días: marca los siete cuadritos.
• Solo entre semana: deja sin marcar sábado y domingo.
• Un día específico: marca solo ese.
• Ojo: si desmarcas todos, la herramienta lo toma como «todos los días» (es el respaldo para que no se quede sin días).
• Los días son de la semana, no del mes: no hay «cada 15 días» ni «el último viernes». Para algo así, se crea a mano cada vez.

Prender, apagar y borrar

• Apagar: la tarea deja de avisar y deja de aparecer, pero no se borra nada. Sirve para vacaciones o para una temporada.
• Prender: vuelve como estaba, con su historial.
• Borrar: se va la tarea y su historial de marcas. No se puede deshacer. Si solo quieres que no moleste un tiempo, apágala, no la borres.

Cómo funciona por dentro (para que no te sorprenda)

• El aviso no lo manda la página: lo manda el servidor. Por eso llega aunque nadie tenga la página abierta.
• La revisión corre por dos caminos: el cron del servidor (si está configurado) y, además, cuando alguien abre la herramienta (con un freno de 15 minutos para no repetir).
• Se manda solo si se cumplen tres cosas: la tarea está prendida, hoy es uno de sus días, y ya pasó su hora.
• No se manda si ya se hizo ese día.
• El aviso de la misma tarea se reemplaza, no se amontona: si ya había uno en pantalla, se actualiza.
• Solo se cobra si el mensaje salió. Si falla el envío, no se cobra.

Cuando no suena: qué revisar, en orden

Buenas costumbres para programar

• Pocas tareas y claras. Cinco tareas bien puestas sirven más que veinte que nadie lee.
• Una tarea, un responsable. Si dos personas la comparten, ninguna se siente dueña.
• El título se lee en el celular: que quepa en un renglón y diga la acción («Revisar los mensajes»), no el tema («Mensajes»).
• Si una tarea se salta seguido, no es que el equipo sea flojo: revisa la hora y los días.
• Antes de crear una tarea nueva, pregúntate si de verdad es diaria. Lo que se hace una vez al mes no necesita aviso diario.